- definiowanie struktury organizacyjnej reprezentacji
- definiowanie systemu prowizyjnego reprezentacji, partnerów, partnerów prawnych
- definiowanie uprawnień administratorów oraz użytkowników systemu TEMIDA, stanowiska/on-line
- definiowanie typów spraw i dokumentów
- definiowanie systemu prowizyjnego
- tworzenie schematów poszczególnych czynności, powiązanie ich z typami postępowań lub dokumentów
- przypisywanie uprawnień do poszczególnych czynności w systemie
- definiowanie charakterystyki kalendarza
- zarządzanie bazą danych
ADMINISTRACJA
M oduł, który pozwala zarządzać wszystkimi ustawieniami platformy, w tym nadawać uprawnienia.
Podstawowe funkcje
Funkcjonalności:
MODUŁ SPRAWY
M oduł ten jest najważniejszym w całym systemie, ponieważ
skupia w sobie podstawowe czynności procesowe
zachodzące w czasie występowania w roli pełnomocnika, tj.
przyjęcie sprawy, zgłaszanie sprawy i obsługę sprawy zarówno
w trybie przed sądowym, jak również w trybie postępowania
sądowego. Wyposażony jest w narzędzia automatyzujące
przepływ informacji w zakresie prowadzonych spraw, co
w dużej mierze przyczynia się do skrócenia czasu realizacji
tych procesów. Ze względu na specyfikę branży, jest to jeden
z kluczowych elementów systemu. Jest on w pełni zintegrowany
z pozostałymi mechanizmami platformy umożliwiając tym
samym profesjonalną organizację wszelkich procesów.
Podstawowe funkcje
Funkcjonalności:
- opcja dodawania nowej sprawy (w tym automatyczne nadawanie numeru sprawy, ID, haseł dostępu, wybór podmiotu)
- opcja załączania dokumentów, tj.
- skanowanie materiałów, składowych akt sprawy, materiałów dowodowych
- załączanie bieżących pism procesowych
- zaawansowana wyszukiwarka spraw według:
- rodzaju odszkodowania
- klienta
- wartości żądanego odszkodowania
- wartości uzyskanego odszkodowania
- statusu
- daty dodania sprawy
- daty zamknięcia sprawy
- partnera / agenta / regionu / etc.
- opcja wglądu do statusu sprawy
- opcja dodawania etapów w danej sprawie, np.:
- założenie sprawy
- wizyty lekarskie i uzupełnianie dokumentów
- skierowanie roszczenia
- otrzymanie informacji od towarzystwa ubezpieczeniowego (zwanego dalej TU) potwierdzającego zgłoszenie szkody oraz wyznaczeniewymaganych dokumentów
- decyzja TU i wypłata zadośćuczynienia (w tym pokrycie kosztów leczenia i dojazdów)
- wezwanie do wyznaczenia komisji lekarskiej z udziałem lekarza o innej specjalności
- skarga na brak komisji lekarskiej do Rzecznika Ubezpieczonych i Komisji Nadzoru Finansowego
- decyzja TU o wyznaczeniu komisji lekarskiej
- wyzwanie do wydania orzeczenia z komisji lekarskiej i zajęcia stanowiska
- decyzja o dopłacie zadośćuczynienia wraz z kopią orzeczenia
- odwołanie od decyzji TU wraz z przedstawieniem nowych opinii lekarzy wpisanych na listę biegłych sądowych
- decyzja o dopłacie zadośćuczynienia
- zamknięcie sprawy
- opcja tworzenia notatek/dołączania opisów czynności w poszczególnych etapach spraw
- opcja dodawania kwoty wypłaconych świadczeń na poszczególnych etapach spraw
- system automatycznych powiadomień o ważnych terminach w sprawie
- przegląd historii czynności w postępowaniach
- system archiwizacji spraw
Podstawowe funkcje dla agentów
Ponadto moduł ten wypozażony jest w takie funkcjonalności jak:
- Obsługa sprawy:
- mechanizm przypinania notatek do sprawy, komentarzy a także przypomnień do ważnych terminów. Przypomnienia będą obsługiwane w postaci alertu pojawiającego się w głównym oknie systemu
- opcja pozwalająca na połączenie spraw (w tym zadań) w jedno postępowanie – mechanizm będzie miał zastosowanie w przypadku, gdy istnieje więcej poszkodowanych/uprawnionych w tej samej sprawie
- system rezerwacji kwotowych i dat przewidywanych wypłat, dotyczących obsługi danej sprawy
- możliwość nadawania odgórnych statusów sprawie (np. priorytetów, blokowanie, wznowienie pracy, otwieranie, zamykanie sprawy)
- automatyczne informowanie Klienta o dokonaniu czynności w procesie (wiadomość sms, podpowiedź wysłania)
Podstawowe funkcje dla kancelarii prawnej
- Podsumowywanie spraw
- mechanizm podsumowywania i zakańczania sprawy w przypadku realizacji wyniku jej postępowania – system automatycznie zarchiwizuje wszystkie dane dotyczące sprawy
- mechanizm automatycznego generowania zestawień partnerów pod kątem ilości spraw przez nich podejmowanych itp. Mechanizm będzie umożliwiał automatyczne generowanie wykresu Gantt’a dla każdego z partnerów, przedstawiającego terminy realizacji poszczególnych zadań, a także zbiorcze statystyki realizowanych spraw
- mechanizm raportów dziennych/tygodniowych/miesięcznych z postępowania pracowników w ramach czynności/realizacji w danej sprawie
- terminarz – narzędzie umożliwiające definiowanie terminów w formie elektronicznej, alertu w systemie o konkretnych terminach
MODUŁ FINANSE
S ystem rozliczeniowy stwarza bardzo dużo problemów ze
względu na zawiłości w nim powstałe oraz skomplikowany
system naliczeń prowizyjnych i premiowych za konkretne
działania agenta, kadry managerskiej, partnerów, reprezentacji
prawnej. Moduł finansów usprawnia ten proces dzięki możliwości
zastosowania indywidualnych parametrów dla ww.
Podstawowe funkcje przy rozliczeniach z partnerami - agentami
Funkcjonalności:
- Moduł odpowiedzialny za procesy rozliczeniowe z agentami. Rozliczenia prowizyjne są automatycznie wyliczane przez moduł, informacja dostarczana w systemie on-line
- Rozliczenia z kancelarią prawną i partnerami są zautomatyzowane w obszarze informowania o nowym rozliczeniu oraz o dokonaniu płatności
- Dzięki zdefiniowanym zasadom będzie on potrafił w automatyczny sposób podliczyć koszty partnera oraz umożliwi łatwe rozliczenie dzięki rozbudowanemu mechanizmowi naliczającemu zdefiniowaną uprzednio wysokość prowizji
Podstawowe funkcje przy rozliczeniach z kancelarią prawną
-
Funkcjonalności:
- zarządzanie rozliczeniami
- dodawanie nowych rozliczeń
- system naliczania prowizji
- wysyłanie/odbiór nowych rozliczeń
- powiadomienia o nowym rozliczeniu
- kancelaria e-mail generowany automatycznie
- partner e-mail generowany automatycznie
- agent poprzez dostęp on-line
- zatwierdzanie dokonania płatności
- powiadomienia o płatności
Podstawowe funkcje on-line
MODUŁ RAPORTY
M oduł odpowiedzialny za generowanie zestawień i raportów
sprzedażowych. Moduł ten pozwoli Zarządzającemu na
bieżąco kontrolować poziom sprzedaży oraz poziomrentowności
w związku z prowadzonymi sprawami.
Funkcjonalności:
- opcja zarządzania wynikami prowadzonych spraw i przyznanymi prowizjami (dla partnerów – agentów)
- generowanie raportów aktywności agentów w danym okresie (np.: według klientów, rodzajów spraw, statusu spraw, wyników, świadczeń przez TU, itp.)
- raportowanie wynikowe w oznaczonym okresie
- prognozowanie wpływów z bieżących postępowań odszkodowawczych
- analiza ekonomiczna stanowiska referenta
- wynik finansowy
MODUŁ AGENT
M oduł, który pozwala zarządzać wszystkimi umowami
o współpracy, w tym kształtować model struktury reprezentacji
zewnętrznej kancelarii.
Funkcjonalności:
- opcja definiowania struktury organizacyjnej reprezentacji
- opcja definiowania uprawnień do korzystania z systemu TEMIDA on-line
- opcja definiowania systemu prowizyjnego agentów, partnerów
- utworzenia schematów przepływu pracy i powiązanie ich z typami spraw lub dokumentów
- zarządzanie strukturą reprezentacji
- panel rejestracji, aktywowania oraz archiwizowania umów o współpracy
- opcja zarządzania przyznawanymi prowizjami (dla partnerów – agentów)
MODUŁ KONTROLI
M oduł odpowiedzialny za generowanie zestawień wg
indywidualnej konfiguracji. Pozwala zarządcy lub
uprawnionemu administratorowi na bieżąco kontrolować
poziom aktywności, ilość wykonywanych czynności w ramach
obowiązków, czas pracy pracowników. Powstały w związku z tym
ustalony rygor w obowiązkach pracowników pozwala zapewnić
Klientom najwyższy standard usługi, bez ryzyka związanego
z zaniedbaniem istotnych czynności w toku postępowania.
Jest narzędziem w rękach zarządzającego z dowolnego miejsca
w sieci.
Funkcjonalności:
- opcja kontrolna prowadzonych postępowań przez poszczególnych pracowników
- generowanie zestawień z czynności pracowników, aktywności w danym okresie (np. według klientów, rodzajów spraw, typów czynności, etc.)
- terminowanie zadań poprzez wyznaczanie standardów w zespole poprzez
- „równanie do sprawniejszego”
MODUŁ INSTYTUCJE
M oduł, który pozwala korzystać z danych umieszczonych
w zakładce Instytucje. Organy ścigania, Prokuratury, Sądy,
Towarzystwa Ubezpieczeniowe. Dane teleadresowe, kontaktowe,
pozostałe.
MODUŁ DOKUMENTY
M oduł ten stanowić będzie jeden z istotnych dla
zarządzającego elementów systemu. Zostanie on
w pełni zintegrowany z pozostałymi mechanizmami platformy
umożliwiając tym samym profesjonalną organizację wszelkich
dokumentów, które będą dołączane do akt spraw. Zapewni
odpowiednie tagowanie dołączanych plików, co usprawni proces
odnajdywania dokumentów i organizacji wszelkiego typu plików.
Funkcjonalności:
- system zarządzania dokumentami biorącymi udział w procesach likwidacyjnych
- szablony dokumentów dotyczących poszczególnych rodzajów odszkodowań
- generator dokumentów (opcja uzupełniania dokumentów gotowych do wydruku, podpisu)
- tworzenie ścieżek obiegu dokumentów dla danych spraw
- przypisywanie uprawnień wglądu do dokumentu
- powiadamianie o nowych dokumentach
- zaawansowana wyszukiwarka dokumentów
- przenoszenie dokumentów do archiwum
PODZIAŁ ZE WZGLĘDU NA DZIAŁY FIRMY
Zarząd (administrator)
- Narzędzie pozwalające określić plan do wykonania dla Kierowników i Dyrektorów oraz zweryfikować po pewnym czasie wykonanie zarówno w zakresie ilościowym jak i wartościowym z podaniem procentowej wartości jego wykonania
- Wykresy wynikowe reprezentacji – wygodne narzędzie pozwalające obejrzeć w graficznej postaci wyniki pracy poszczególnych agentów z rozbiciem na poszczególne miesiące z zaznaczeniem zarówno ilości jak i wartości podjętych łącznie umów
- Narzędzie statystyczne prognozujące wpływy finansowe wynikające z toku postępowania w sprawach Klientów
- Program może automatycznie zaproponować agentom zaliczki specjalne za przekazane do realizacji umowy na postawie określonych wcześniej progów finansowych
- Dla każdego użytkownika programu przewidziano osobny dostęp z ustaleniem jego regionu oraz ewentualnego ograniczenia spraw tylko do określonej kancelarii
- Edycja uprawnień – dostęp do każdej istotnej opcji w programie, a nawet do poszczególnych elementów w kluczowych oknach programu może być ustawiony indywidualnie dla każdego użytkownika programu
- Dla ułatwienia zarządzania tak złożonym systemem dostępu przewidziano kilka ułatwień w postaci m.in. zbiorowej i porównawczej edycja uprawnień, czy też kopiowania uprawnień
- Narzędzie pozwalające sprawdzić indywidualnie wynik ekonomiczny stanowiska referenta działu likwidacji szkód
- Rozbudowany system raportowania
- Podgląd historii zmian w systemie - tryb standardowy/ zaawansowany
Dział likwidacji szkód
Sprawa – rozbudowany panel danych w systemie oraz rejestracji
poszczególnych czynności w toku dochodzenia roszczeń. Dotyczy
trybu przed sądowego jak również w trybie postępowania sądowego.
Kolejnymi czynnościami wykonywanymi w toku postępowania jest
rejestracja wysyłanych lub/i odbieranych dokumentów w sprawie
oraz notowanie postępów w sprawie
Indywidualne przypomnienia użytkownika w toku postępowania.
Dzięki mechanizmom automatycznych przypomnień żadna planowa
czynność w sprawie nie pozostaje pominięta
W związku z dużą ilością prowadzonych postępowań – użytkownik
nie musi pamiętać o kolejnych czynnościach, system sam generuje
i wyświetla istotne dla danego użytkownika alerty, zobowiązuje do
wykonania określonych wcześniej czynności
Filtrowanie spraw i wyszukiwanie wg dowolnych rekordów danych.
Do tego służą dwie opcje – filtr i wyszukiwanie. Filtr pozwala
zawęzić przeglądaną listę wg wielu parametrów jednocześnie: np.
po dacie umowy, dacie wpływu, dacie zgłoszenia do TU, dacie
przypomnienia, dacie rozprawy, dacie wyroku, dacie ostatniego
wpisu, siedzibie sądu, kwalifikacji sprawy, referencie, statusie sprawy,
również agencie, kierowniku i dyrektorze, etc. Niezależnie od tego
można przeszukać system wg wprowadzonej frazy – np. nazwisko,
adres, numer sprawy, kod pocztowy, sygnatura akt, nr pesel, inne.
Przewidziano także wiele udogodnień:
- dodawanie dokumentów na zasadzie drag and drop (przeciągnij i upuść)
- utworzenie nowego pisma powiązanego ze sprawą i zapisanego w systemie „jednym kliknięciem”
- automatyczne generowanie pism procesowych z włączeniem adresata (Klient, T.U.)
- osobne miejsce na sprawy do analizy oczekujące na decyzję
- automatyczne przypomnienie o umowach, w których nic się nie wydarzyło w kreślonym ręcznie przez administratora systemu czasie
- przypomnienie określonej treści w określonym czasie indywidualne dla każdej sprawy z listą najczęstszych podpowiedzi
- grupowanie spraw kalendarza – dodatkowo przypisanie przypomnienia do innej osoby
- skróty klawiaturowe do poszczególnych zakładek i elementów w oknie
- skrót do kopiowania myszą całego adresu do korespondencji „jednym kliknięciem”
- wiele innych
Dział Prawny / Kancelaria
Osobne miejsce w systemie indywidualnie dla każdej wprowadzonej
sprawy z dedykowanymi opcjami dla działów prawnych, kancelarii
prawnych. Zawiera ono niezależne opcje przypomnień dla każdej
sprawy, ewidencję przebiegu procesu, siedziby sądu, sygnatury
sprawy lub kilku kolejnych. Rejestrację terminów rozpraw i ogłoszenia
wyroku, zadań do wykonania lub innych spotkań w sprawie. Każda
z wprowadzonych w terminarzu czynności będzie umieszczona
w kalendarzu, aby ułatwić zarządzanie czasem na każdym
stanowisku.
Kalendarz – opcja ta pozwala podejrzeć i wydrukować graficzny
kalendarz na dowolny okres z zaznaczeniem różnych informacji
w jego treści (dla poszczególnych pełnomocników). Każda
z informacji może być dodatkowo indywidualnie oznaczona,
itp. Do wyboru użytkownicy mają następujące opcje:
nr sprawy, nr kancelarii, osoba uprawniona w sprawie,
sygnatura, sąd, sala, godzina, referent, pełnomocnik,
substytut, kancelaria, zwolnienie z kosztów sądowych, osoba
dodająca wpis, treść notatki, wiele innych. Kalendarz można
ograniczyć tylko do swoich wpisów albo dla określonej przez
administratora kancelarii prawnej, określonego referenta lub
pełnomocnika, a także wydrukować kalendarz terminów spraw
wg referenta, pełnomocnika, kancelarii, sądu.
Pracownik Działu Prawnego/Kancelarii niezależnie rejestruje swoje
dokumenty w sprawie.
Finanse
Dział finansowy odpowiada za wszystkie operacje finansowe związane
z umowami zarówno z Klientami jak również współpracującymi.
Zapanowanie nad dużą ilością spraw i agentów, a w wielu przypadkach
na różnych warunkach finansowych jest sprawą dość złożoną, dlatego
też można wszystkie te operacje zarejestrować w programie. Mało
tego, to program sam dokona większości obliczeń i zaproponuje
gotowe wyniki do zatwierdzenia. Jest to szczególnie istotne
z przypadku zmieniających się progów prowizyjnych.
System automatycznie wylicza należne prowizje/nad prowizje,
zaliczki, inne wartości na podstawie wartości procentowych/
kwotowych, wprowadzonych przez administratora, wynikających
z indywidualnych warunków umów o współpracy.
Finanse zostały podzielona na konta:
- Umowy
- Rozliczenia wewnętrzne
- Rozliczenia np. Agent, Kierownik, Dyrektor
- Rozliczenia Partner
- Rozliczenia Kancelaria
- Podatek VAT
- Wynikowe
- wpływy środków finansowych w sprawach
- wypłaty dla Klienta
- wypłaty dla Agentów, Kierowników, Dyrektorów
- wypłaty dla Pełnomocnika/Substytuta
- wypłaty dla partnerów
- wypłaty zaliczek (Klient, Agent), w tym także zaliczki proponowane automatycznie przez system na podstawie przyjętych przez administratora progów.
Zarządzanie systemem
- Każdy użytkownik posiada swój login i hasło do platformy. Użytkownik ma prawo zindywidualizować swoje hasło dla osobistego bezpieczeństwa
- Indywidualizacja dostępu służy do śledzenia zmian dokonywanych przez poszczególnych użytkowników przez administratora
- Wszystkie połączenia programu z serwerem są szyfrowane kluczem SSL
- Wyznaczone osoby są informowanie o jakichkolwiek nieprawidłowościach z systemem: np. uszkodzenie jednego z dysków lustrzanego zapisu w serwerze, kończącym się miejscem na dyskach, problemem z wykonaniem dodatkowej wieczornej kopii bezpieczeństwa na nośniku zewnętrznym, itp.
- Przejrzysty interfejs użytkownika z zastosowaniem menu, ikon i skrótów klawiaturowych
- Podmiot zarządzający samodzielnie ustala ilość oraz różnorodność statusów, służących do identyfikowania poszczególnych procesów postępowania w likwidacji szkód
- System posiada mechanizmy automatycznej aktualizacji wersji oprogramowania, która po wprowadzeniu nowych funkcji powiadamia użytkownika i aktualizuje oprogramowanie na stanowisku pracy
- System posiada możliwość konfiguracji połączenia z dodatkową bazą danych- np. bazą szkoleniową
- System posiada możliwość eksportu wszystkich lub wybranych danych z tabeli umów, finansów do pliku arkusza kalkulacyjnego w celu dodatkowej analizy poza aplikacją
- System nie pozwala użytkownikowi na dokonywanie zmian we wcześniej dokonanych wpisach w etapie likwidacji szkody,
- Administrator posiada dostęp do historii zmian w systemie – tryb standardowy/zaawansowany
- Dla systemu zostaje uruchomiony interfejs WWW z połączeniem on-line do spraw oraz finansów, wyników, innych.
- Automatyczne wyszukiwanie adresu po wpisaniu kodu pocztowego
- Sprawdzanie poprawności zapisywanych numerów kont bankowych i podpowiadanie nazw/oddziałów poszczególnych banków
- Indywidualizacja rozmieszczenia oraz ukrywanie widoku kolumn według preferencji użytkownika
- Przekierowywanie przypomnień kalendarza do innych osób w przypadku zastępstw/urlopów, innych nieobecności osoby prowadzącej postępowanie
Rozwiązania technologiczne
- Integracja wszystkich obszarów działalności organizacji (kompleksowość)
- Elastyczność funkcjonalna i strukturalna pozwalająca maksymalnie dostosować rozwiązania sprzętowo-programowe do potrzeb firmy i partnerów handlowych w momencie instalacji oraz jego dynamicznego dopasowania się do zmian zachodzących w trakcie eksploatacji
- Bezpieczeństwo, czyli wyposażenie w narzędzia zabezpieczające przed utratą danych w przypadku awarii, ale również dające możliwość ich odzyskania
- Możliwość zdefiniowania zakresu dostępnych informacji dla poszczególnych użytkowników systemu, w celu uniemożliwienia dotarcia do cennych informacji przez osoby niepożądane
- Otwartość systemu, rozumiana jako możliwość bezpośredniego, dwukierunkowego dostępu do danych z poziomu innych aplikacji stosujących się do standardów wymiany danych przyjętych w środowisku Windows, Unix
- Szybka obsługa dużych baz danych oraz modularność architektury systemu
W zestawie licencjobiorca otrzymuje:
- Wersję instalacyjną oprogramowania do systemu MS
- Licencję na oprogramowanie bez limitu czasowego i bez limitu stanowisk
- Interfejs www/php-serwis on-line
Bezpłatny update przez pierwszy rok od zakupu
